Styret i Statskog

Styret har ansvaret for forvaltningen av foretakets anliggender. Dette innebærer at styret har ansvaret for at virksomheten organiseres og drives innenfor lovens rammer.(Styrets forvaltningsansvar).

Styret skal påse at Statskog drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter og retningslinjer fastsatt av foretaksmøtet. Styret har ansvaret for en tilfredsstillende organisering av foretaket og skal påse at registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll.(Styrets tilsynsansvar).

Styret sammensetning fastsettes i foretaksmøtet etter statsforetakslovens kapittel 5. Foretaksmøtet velger leder og nestleder.

Styret i Statskog består av fem faste styremedlemmer og minst to ansatterepresentanter som velges av og blant de ansatte i foretaket. Andelen ansatterepresentanter reguleres i lovens § 20. Styret kan beslutte om det skal være flere ansatterepresentanter i styret enn loven tilsier (1).

Styrets sammensetning bestemmes i foretaksmøtet og har en tjenestetid på to år. Det kan fastsettes kortere tjenestetid for styremedlemmer. Aksjelovens krav om representasjon av begge kjønn gjelder for Statskog SF (2).

Tjenestetiden opphører ved det ordinære foretaksmøtet i det år tjenestetiden utløper. Et styremedlem blir stående inntil nytt styremedlem er valgt selv om tjenestetiden er utløpt.

Styrets medlemmer skal utføre sine styreverv lojalt og ut ifra foretakets samlede interesser. Styrets medlemmer forutsettes å opptre uavhengig av særinteresser.

Et styremedlem har rett til å tre tilbake før tjenestetiden er ute dersom særlig grunn foreligger. Styret og eier skal gis rimelig forhåndsvarsel.

Foretakets daglige leder kan ikke sitte i styret

Foretakets daglige leder har rett til å være tilstede og uttale seg på styremøtene, dersom ikke styret for enkelte tilfeller bestemmer noe annet.

Det skal settes opp årsplaner for styrearbeidet. Årsplanen skal rulleres og behandles halvårlig; på første styremøte etter foretaksmøtet og på første styremøte i hvert kalenderår.

Det skal avholdes styremøter når det er nødvendig, eller når daglig leder eller et styremedlem ber om det. Det avholdes normalt seks styremøter pr år.

Følgende saker skal behandles årlig og innpasses i planen: årsregnskap, styreberetning, årsbudsjett, årlig oppfølging/revisjon av strategiplan, plan for styrearbeidet, foretakets organisasjon, foretakets forsikringer og HMS.

Styrelederen skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret.

Hvert av styremedlemmene og daglig leder kan kreve at styret behandler bestemte saker.

Den enkeltes lovbestemte rett til å kreve styrebehandling av en sak, innebærer ikke myndighet til å foreta gyldig innkalling (jf. 5.1).

Styret skal generelt behandle alle saker som etter foretakets situasjon er av uvanlig art eller som vil få stor innvirkning. Etterfølgende liste over styrets oppgaver er ikke uttømmende:

• Forvaltning av foretaket hører under styret. Styret skal sørge for en forsvarlig organisering av virksomheten, herunder ansettelse og oppsigelse av administrerende direktør. Styret skal føre tilsyn med administrerende direktørs ledelse av virksomheten.
• Styret skal fastsette planer og budsjett for foretakets virksomhet og fastsette nærmere retningslinjer, overordnede målsetninger og strategier for virksomheten innenfor de begrensninger som ligger i punkt 5.6 under.
• Styret skal holde seg orientert om foretakets økonomiske utvikling og plikter å sørge for at virksomheten, regnskap og formuesforvaltning er godt kontrollert.
• Administrasjonen skal orientere styret om oppnådde resultat i forhold til aktuelle planer og budsjett. Prognoser skal normalt revideres kvartalsvis. Orienteringen skal være skriftlig.
• Årsoppgjøret skal legges frem for styret til godkjenning etter utgangen av regnskapsåret. Styret utarbeider årlig sin beretning om oppnådde resultat, fremtidsutsikter og forslag til utbytte etter forslag fra administrasjonen.
• Styret fastsetter mål for foretakets langsiktige soliditet og politikk for fremmedkapitalfinansiering. Alle låneforhold og eventuelle endringer i disse, skal behandles i styret. (ref. her § 5.6 under)
• Styret skal godkjenne investeringer som går ut over adm.direktørs fullmakter.

Styret skal sørge for at foretaket til en hver tid har en forsvarlig egenkapital ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten. Hvis det må antas at egenkapitalen er lavere enn forsvarlig, skal styret straks behandle saken i hht. statforetakslovens §12.

I hht. foretakets statsforetakslovens § 23, jfr også foretakets vedtekter, er styrets beslutningsmyndighet presisert som (3):

• Før styret treffer vedtak i en sak som antas å være av vesentlig betydning for foretakest formål eller som i vesentlig grad vil endre virksomhetens karakter, skal saken skriftlig forelegges foretaksmøtet.
• Statskog SF har fullmakt til å selge innkjøpt eller opprinnelig statseiendom for inntil 30 millioner kroner pr. år, og utover dette selge eiendommer etter fjellovens §13 annet og tredje ledd. Statskog SF har fullmakt til å kjøpe eiendommer for til sammen inntil 30 millioner kroner pr. år. Forslag om kjøp og salg av grunneiendommer ut over dette skal forelegges eier.
• Statskog SF kan ikke uten eiers samtykke være deltaker i et selskap eller i annet samarbeidsforhold der Statskog har et ubegrenset ansvar for den felles virksomhets samlede forpliktelser, eller har fordeler av disse.
• Statskog SF kan ta opp lån eller gi garantier for til sammen inntil 30 millioner kroner. Låneopptak og garantistillelse ut over dette skal forelegges eier.

Daglig leder skal sende styreprotokoll til departementet senest 14 dager etter at protokollen er godkjent av styret, ref statsforetakslovens § 24.

Styret skal sende forslag til årsmelding, resultatregnskap og balanse samt foretaksregnskap og forslag til disponering av overskudd eller dekking av tap til foretaksmøtet senest 14 dager før saken blir behandlet i foretaksmøtet. Det samme gjelder andre saker som ønskes fremmet på foretaksmøtet.

Styremedlemmer, revisor og daglig leder har rett til å være til stede og uttale seg på foretaksmøtet. Styrets leder og daglig leder plikter å være til stede såfremt det ikke foreligger gyldig forfall. I slike tilfeller skal det utpekes en stedfortreder. Foretakets revisor har plikt til å være tilstede dersom saker som skal behandles er av en slik art at hans/hennes nærvær anses nødvendig.

Dersom styret finner det nødvendig, skal ekstrordinært foretaksmøte avholdes. Tilsvarende gjelder for revisor.

Foretaksmøtet ledes av styrets leder.

Møteleder skal sørge for at det føres protokoll for foretaksmøtet. Protokollen skal underskrives av møtelederen og en annen person som velges blant de tilstedeværende. Dersom noen av de som etter 6.3 over har rett til å være tilstede i møtet, er uenige i eiers beslutning, skal deres oppfatning føres inn i protokollen, om de krever det.

Myndighet til å innkalle til styremøte ligger hos styrets leder eller hos daglig leder etter avtale med styreleder.

Både styremøter (styrebehandling) i.h.t. plan for styrearbeidet og øvrige styremøter skal varsles ved skriftlig innkalling og med frist som angitt i 7.5. I særlige situasjoner kan styrebehandling varsles på annen hensiktsmessig måte og med nødvendig frist.

Møteinnkalling skal settes opp etter fastlagt mal (standard møtestruktur, jf.9.1) og skal angi tidspunkt for møte/saksbehandling, sted og saksliste (ev. foreløpig saksliste).

Sakslisten utarbeides av daglig leder og styreleder i fellesskap.

Som hovedregel skal skriftlig møteinnkalling (varsel om styrebehandling) finne sted senest 1 uke før fastsatt tidspunkt for styrebehandlingen. Utsendelse av saksdokumenter skal følge innkalling med saksliste. Hensynet til konfidensiell behandling kan innebære at visse dokument ikke utsendes.

Det skal fremgå av møteinnkallingen om saksdokumenter/saksframlegg med dokumentasjon til saker ført opp på sakslisten, må ettersendes.

Alle styremedlemmer skal ha samme informasjon og til samme tid.

Styret kan avvise å behandle tilleggssaker (beslutningssaker) som kommer medlemmene i hende for sent eller hvor dokumentasjonen mangler eller er utilstrekkelig.

For beslutningssaker skal på saksframlegget angis saksnummer og dato for når saksframlegget er utarbeidet. Daglig leder forutsettes å stå bak saksfremlegget om saken fremmes av foretakets administrasjon.

Kopi av innkalling uten saksdokumenter skal også sendes varamedlemmer til styret.

Styremedlemmer som må melde forfall, skal snarest gi skriftelig beskjed til adm.direktør, som besørger innkalling av varamedlem og ettersendelse av saksdokumenter.

Styremedlemmer som har behov for mer informasjon før styrebehandling eller ønsker nærmere avklaring av sider ved saksforholdet styret skal ta stilling til, kan henvende seg til daglig leder. Slik henvendelse bør gjøres snarest mulig etter mottak og gjennomgang av sakspapirer. Daglig leder skal bidra med slik tilleggsinformasjon ved at den tilsendes alle styremedlemmer eller legges frem på møtet.

Styret skal behandle saker i styremøte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Telefonstyremøter kan anvendes om behov for uplanlagte styremøter oppstår eller dersom styrets leder finner dette betryggende i spesielle tilfeller.

Fysisk møte skal være eneste behandlingsform for styrebehandling av følgende saker: årsregnskap, årsberetning og årsbudsjett samt saker av vesentlig karakter, som f.eks avhending/nedleggelser av forretningsområder/avdelinger.

Hvert av styremedlemmene og daglig leder kan kreve møtebehandling av saker som skal behandles av styret.

Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles utenfor møte, eks. ved telefonmøter eller ved sirkulasjon av saksdokumenter. Med dette menes at behandlingsformen skal være slik at alle styremedlemmene kan ha mulighet til å delta, og at hvert enkelt styremedlem gis anledning til å fremføre sin sak overfor de andre styremedlemmene slik at disse kjenner de andre medlemmenes syn før en eventuell avgjørelse treffes.

Styret kan treffe beslutning når mer enn halvdelen av medlemmene er tilstede eller deltar i styrebehandlingen. Har noen forfall og det finnes varamedlem, skal varamedlemmet innkalles.

En beslutning av styret krever at flertallet av de styremedlemmer som deltar i behandlingen av en sak, har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det som styrelederen har stemt for.

De ordinære styremøtene skal følge en mal med innlagte, faste poster i en slik dagsorden:

1. Godkjenning av protokoll fra siste møte
2. Adm. dir. redegjørelse
3. Informasjonssaker
4. Drøftingssaker
5. Beslutningssaker
6. Eventuelt

Postene nummereres fortløpende gjennom året. Postenes rekkefølge i styremøtet kan settes opp på den måten styrets leder/daglig leder anser som hensiktsmessig.

På styremøtene deltar styremedlemmer og daglig leder. Andre fra administrasjonen møter etter behov.

Styremøtene ledes av styrelederen, eller i dennes fravær, av styrets nestleder. Dersom ingen av disse er tilstede, velger styret selv sin møteleder.

Hvert av styremedlemmene kan kreve at det iverksettes undersøkelser eller at daglig leder skal redegjøre for bestemte saker.Hvert av styremedlemmene kan kreve at det iverksettes undersøkelser eller at daglig leder skal redegjøre for bestemte saker.

Et krav om redegjørelse fra daglig leder skal fremmes skriftlig av styremedlemmet til styrets leder eller fremmes på styremøtet. Redegjørelsen skal gis på styremøte eller på annen måte slik at alle styremedlemmene får tilgang til samme informasjon.

Det er styret som treffer nærmere beslutning om hvordan en undersøkelse som er krevd iverksatt, skal gjennomføres. Styret skal i denne sammenheng opptre lojalt i forhold til den individuelle rett et styremedlem har til å kreve iverksatt undersøkelser i forsvarlig omfang.

Styret kan avslå krav om å iverksette undersøkelser dersom det forhold som ønskes undersøkt er åpenbart uten interesse for styrevervet. Tilsvarende gjelder dersom kostnadene som er forbundet med undersøkelsen vil stå i et klart misforhold til betydningen av de forhold som kan avdekkes.

Det skal føres protokoll over styrebehandlingen (styremøtene). Protokollen skal minst angi tid og sted for styrebehandlingen, deltakerne (også fra administrasjonen), behandlingsmåten og styrets beslutninger. Protokoll skal undertegnes av alle tilstedeværende styremedlemmer.

Det skal fremgå at styrebehandlingen oppfyller kravet til styrets beslutningsdyktighet, dvs. at mer enn halvdelen av styrets medlemmer er tilstede eller deltar i styrebehandlingen.

Er styrets beslutning ikke enstemmig, kan styremedlem som ikke er enig i en beslutning kreve sin oppfatning innført i protokollen.

Protokollforslaget sendes ut til deltagende styremedlemmer senest to uker etter styremøtet.

Er det innsigelser, ønsker eller krav om endringer i protokollen, tas dette opp med daglig leder snarest etter utsendelsen.

Undertegning av protokollen finner sted i neste styremøte. Protokollen skal underskrives av de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen.

Det enkelte styremedlem plikter å opptre forsvarlig og lojalt i forhold til foretakets interesser ut fra de opplysninger styremedlemmet får kjennskap til under utøvelsen av vervet. Dette omfatter en generell plikt til å bevare taushet om opplysninger mottatt i egenskap av styremedlem, selv om det ikke er truffet særskilt vedtak om taushetsplikt. Dette gjelder også representanter fra de ansatte.

Styrets medlemmer må offentlig kunne gi uttrykk for sitt syn på en sak med mindre dette innebærer at fortrolig informasjon blir kjent eller det foreligger et særlig vedtak som krever taushetsplikt.

Styret kan vedta informasjonsprosedyrer i enkeltsaker som vil kunne berøre spørsmålet om styremedlemmers taushetsplikt.

Styret i datterforetaker plikter å gi styret i morforetaket opplysninger som er nødvendige for å kunne vurdere foretakets stilling og resultatet av foretakets virksomhet.

Protokollene fra datterforetakets styremøter skal legges frem for styret i morforetaket som orienteringssaker.

Styret i datterforetakene skal underrettes av styret i morforetaket om forhold som kan ha betydning for foretaket som helhet.

Morforetak skal underrette styret i et datterforetak om forhold som kan ha betydning for foretaket som helhet. Morforetaket skal videre underrette styret i datterforetaket om beslutninger som kan ha betydning for datterforetaket før endelig beslutning fattes.

Daglig leders ansvar og myndighet følger av bestemmelser fastlagt for daglig leder i statsforetakslovens §27. Daglig leder er underordnet styrets instruksjonsmyndighet og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret gir, denne styreinstruks og andre vedtak fattet av styret.

Daglig leders rapportering til styret om foretakets virksomhet, stilling og resultatutvikling legges frem som beslutningssaker for styret.

I beslutningssaker skal daglig leder normalt legge frem skriftlig saksframlegg med forslag til styrevedtak.

For øvrig skal daglig leder:

• Sette i verk de beslutninger som fattes i styret og rapportere gjennomføringen.
• Sørge for at foretaket lever opp til den strategi, de krav, de mål og retningslinjer som blir fastsatt av styret.
• Lage planer for ulike funksjoner og prosjekter og fremlegge disse for styret for vedtak.
• Utarbeide beslutningsgrunnlag i beslutningssaker.
• Ta initiativ for å få de riktige og viktige saker frem for styret.
• Rapportere fremdrift av ulike planer og evt. avvik fra vedtatte planer.

Styret tegner foretakets firma. Styret kan gi styremedlemmer eller daglig leder rett til å tegne foretakets firma.

Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående eller i spørsmål der medlemmet må anses å ha fremtredene personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Det samme gjelder for daglig leder.

Et styremedlem eller daglig leder må heller ikke delta i en sak om lån eller annen kreditt til seg selv eller om sikkerhetsstillelse for egen gjeld.

Et styremedlem, daglig leder eller noen ansatt i foretaket må ikke i anledning av sitt arbeid for foretaket ta imot godtgjørelse fra andre enn foretaket.

Styret og daglig leder kan stilles ansvarlig for skade forvoldt foretaket, staten eller andre. Beslutning om at foretaket skal gjøre ansvar gjeldende treffes av foretaksmøtet, ref. statsforetaksloven kap. 12, § 56 og § 57.

Foretakets til enhver tid godkjente prinsipper for eierstyring og selskapsledelse utfyller denne styreinstruksen og gjelder for styrets medlemmer og daglig leder.

Foretakets til enhver tid godkjente etiske retningslinjer gjelder også for styrets medlemmer.